La Politique relative à la protection de la vie privée et à la confidentialité a pour objectif d’exposer de façon cohérente les pratiques et les normes auxquelles adhère Relais Beauté Détente relativement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Cette Politique vise à guider l’ensemble des personnes – employés, bénévoles et tiers – qui ont accès aux renseignements personnels détenus par le Relais Beauté Détente

Tel qu’il est utilisé dans la présente Politique, le terme « renseignements personnels » fait également référence au terme « renseignements personnels sur la santé », sauf si ce dernier est utilisé de façon exclusive. Dans ce cas, il ne désigne que les renseignements personnels relatifs à la santé.


1. DÉFINITIONS:


Les mots et expressions qui suivent, lorsqu’ils apparaissent aux présentes, s’interprètent, à moins d’une dérogation implicite ou explicite dans le texte, en fonction des définitions qui leur sont attribuées ci-après :

    « Cookie(s) » ou « Témoin(s) » sont des petits fichiers (élément d’information) transmis et déposés par un serveur sur le disque dur de l’ordinateur d’un utilisateur à son insu lors de sa consultation de certains sites web et qui conservent des informations en vue d’une connexion ultérieure de cet utilisateur;

    « Propriété intellectuelle » désigne l’ensemble des informations contenues dans un site web, produits, méthodes, améliorations, logos ou images pouvant être protégés au moyen d’un brevet en vertu de la Loi sur les brevets (L.R.C. (1985), ch. P-4), ou en vertu de la Loi sur le droit d’auteur (L.R.C. (1985), ch. C-42), les marques de commerce protégées en vertu de la Loi sur les marques de commerce (L.R.C. (1985), ch. T-13), qu’ils aient fait l’objet ou non d’enregistrement ou de demande d’enregistrement, ou protégés en vertu de toute autre loi;

    « Protection des renseignements personnels » ou « PRP » désigne la sécurisation et les méthodes de préservation des renseignements personnels et confidentiels d’individus ou d’entités contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés;

    « Renseignement(s) » désigne l’ensemble des renseignements personnels et de nature confidentielle ainsi que les renseignements techniques;

    « Renseignement(s) personnel(s) et/ou de nature confidentielle » désigne toute information relative à une personne physique ou morale identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres, sauf les exceptions prévues par les lois applicables. Les renseignements personnels permettent d’identifier la personne et peuvent être de nature personnelle comme l’adresse, le numéro de téléphone, l’état de santé, les habitudes de vie ou la situation financière. Les renseignements de nature confidentielle sont des renseignements personnels, mais également financiers ou d’une autre nature qui doit être traitée de façon confidentielle;

    « renseignements techniques » désigne toute l’information recueillie par le biais de fichiers journaux (« log file ») et de fichiers témoins (« Cookies »), tel que plus amplement détaillé à l’article 4 de la présente Politique. Les renseignements techniques ne sont pas des renseignements personnels ou de nature confidentielle;

    « site(s) » désigne l’ensemble des sites et pages Internet proposés par Relais Beauté Détente, incluant notamment, le cas échéant, les réseaux sociaux tels que la page Facebook, YouTube et Instagram de Relais Beauté Détente;

    « Traitement des renseignements » désigne toute opération ou ensemble d’opérations portant sur le traitement des renseignements, et ce, quel que soit le procédé utilisé du traitement (notamment, mais non limitativement, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, le verrouillage, l’effacement ou la destruction);

    « Utilisateur(s) » désigne les personnes physiques ou morales utilisant le site de Relais Beauté Détente.


2. OBJET:


Par l’approbation de la présente Politique, Relais Beauté Détente déclare son engagement d’assurer une gouvernance forte de la protection des renseignements personnels. Cette Politique a été élaborée pour fournir des informations sur les raisons et les méthodes de collecte et de gestion des données personnelles à toutes les parties concernées. L’objectif principal de Relais Beauté Détente est de garantir la sécurité et la confidentialité des informations personnelles tout au long de leur conservation et de leur traitement.

La présente Politique vise également à donner les orientations et à préciser les rôles et les responsabilités des parties prenantes qui sont impliquées tout au long du cycle de vie des renseignements personnels. Elle vise l’ensemble des membres du personnel qui ont une responsabilité quelconque en la matière, les partenaires, les collaborateurs, les sous-traitants et toute autre personne susceptible de communiquer à Relais Beauté Détente des renseignements personnels. Elle a été rédigée afin de :

    Répondre aux exigences de la Loi;

    Donner les grandes orientations et soutenir la haute direction de Relais Beauté Détente dans la prise de décision quant au choix des mesures en matière de PRP;

    Définir clairement les fonctions et les obligations de toutes les parties impliquées en ce qui concerne la protection des renseignements personnels (PRP).

Les procédures suivantes qui découlent de la Politique présente les processus et les outils nécessaires à la protection des renseignements personnels. Ils ont pour but de sensibiliser l’ensemble des intervenants à l’importance de bien protéger les renseignements personnels et visent à guider les parties prenantes dans leurs efforts en ce sens :

    Procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels;

    Procédure de demande d’accès aux renseignements personnels et de traitement des plaintes;

    Procédure de demande de désindexation et de suppression des renseignements personnels;

    Procédure de gestion des incidents de sécurité et violations des renseignements personnels;

    Procédure d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP).


3. Renseignements PERSONNELS ET DE NATURE CONFIDENTIELLE:


3.1. renseignements personnels et de nature confidentielle collectés
Par le biais du site de Relais Beauté Détente, cette dernière pourrait collecter et conserver l’un ou l’autre des renseignements personnels et de nature confidentielle nécessaires énumérés ci-après, notamment lorsqu’un Utilisateur remplit un formulaire électronique disponible sur le site :

    Nom et prénom;

    Adresse électronique;

    Numéro de téléphone;

    Toute autre information divulguée par l’Utilisateur via le formulaire.

Relais Beauté Détente utilise ces renseignements aux seules fins d’administrer les dossiers, fixer des rendez-vous, communiquer avec les patients, prodiguer des traitements et soins, fournir les informations requises aux fins de facturation et réclamation d’assurance, et se conformer aux obligations déontologiques.

3.2. Modes de collecte des renseignements personnels et de nature confidentielle
Avant de recueillir des renseignements personnels, Relais Beauté Détente informe toute personne concernée des finalités de la collecte, de la manière dont seront utilisés les renseignements et obtient le consentement de la personne concernée par le biais de la présente Politique.

Les renseignements personnels et de nature confidentielle de l’Utilisateur sont recueillis par l’entremise de divers formulaires et questionnaires, dont le formulaire de contact accessible sous l’onglet « Contactez-nous » du site.

De plus, les renseignements personnels et de nature confidentielle de l’Utilisateur peuvent également être collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre l’utilisateur et le site, c’est-à-dire selon la manière dont l’Utilisateur utilise le site.

L’ensemble des informations récoltées avant le 22 septembre 2023 sont considérées bénéficier d’un accord tacite.


4. renseignements TECHNIQUES:

4.1. renseignements techniques collectés:

Lorsque l’utilisateur accède au site, Relais Beauté Détente recueille automatiquement certaines informations par le biais de divers outils technologiques tels que les fichiers journaux (« log file »), les fichiers témoins (« Cookies ») et l’outil d’analyse de sites web fourni par Google, soit Google Analytics, un outil de mesure d’audience Web. Il s’agit principalement des renseignements techniques suivants :

    Le nom de domaine du fournisseur Internet et l’adresse IP de l’utilisateur. En règle générale, une adresse IP est un numéro unique qui vous est attribué par votre fournisseur d’accès et qui permet de vous connecter au réseau Internet et d’acheminer l’information qui vous est destinée. Ce numéro unique est automatiquement journalisé par les serveurs web;

    Le type de navigateur (par exemple : Firefox, Explorer) et le système d’exploitation de l’utilisateur (par exemple : Windows, Mac OS);

    La date et l’heure à laquelle l’Utilisateur accède au site;

    Les pages et les liens consultés par l’Utilisateur et la durée de ces consultations;

    Les technologies différentes utilisées pour accéder au site;

    Le pays de provenance de la connexion;

    L’adresse du site tiers pour accéder au site (site référent), le cas échéant.


Ces renseignements techniques ne seront pas utilisés dans le but d’obtenir des renseignements personnels ou de nature confidentielle au sujet des utilisateurs. Ils ne sont recueillis que pour des fins pratiques et statistiques et dans le but d’améliorer le site afin de mieux répondre aux différents besoins et préférences des Utilisateurs. Un témoin pourrait être requis en raison de contraintes technologiques ou de sécurité inhérentes à la navigation sur Internet ou au bon fonctionnement du site.

L’utilisateur peut à tout moment choisir de désactiver ou d’activer les cookies. La plupart des navigateurs Internet permettent d’effacer du disque dur, de bloquer ou de recevoir un avertissement avant l’implantation de témoins

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